Es gibt keine Probleme, es gibt nur Herausforderungen.

 

Sie sehen das anders? Das verstehe ich!

Das Umfeld für Unternehmen verändert sich heute extrem schnell. Das führt nun mal zu Problemen. Deswegen ist nicht gleich Panik angesagt. Es hilft aber auch nicht, Probleme klein zu machen, zu Herausforderungen zu „degradieren“ und den starken Mann oder die starke Frau zu markieren.

Besser ist es, Probleme anzugehen, und an der Fähigkeit zur Problemlösung zu arbeiten.

 

Wo hakt es bei Problemlösung in Meetings?

Problemlösung in Meetings wird oft mit den falschen Mitteln angegangen. Ein offenes Problem in einem Meeting ohne klar geführten Ablauf anzugehen, kostet unnötig Zeit.

Das Problem wird zu Beginn des Meetings kurz umrissen. Es wird ein Ziel definiert. Unter Umständen werden schon erste Ideen vorgestellt. Auf der Basis wird eine freie Diskussion geführt und versucht, eine Lösung zu erarbeiten.

Natürlich führt das zu Ergebnissen. Die Qualität der Lösungen ist so aber stark vom Zufall getrieben. Auch die Effizienz bleibt auf der Strecke, wenn die Problemlösung auf diese Weise organisiert ist.

 

Wie kann Problemlösung in Meetings denn anders funktionieren?

Nach meiner Erfahrung läuft Problemlösung in Meetings besonders erfolgreich, wenn ein klar strukturierter Ablauf verfolgt wird. Es gibt dazu eine Reihe von Ansätzen, mit denen sich gute Ergebnisse erzielen lassen. Die hier beschriebene Methode ist zum Teil inspiriert von der Idee der Problem-solving session, die unter anderem von Martin Murphy, dem Gründer von QuantumMeetings propagiert wird.

 

Prozess und Inhalte nicht vermischen

Wer sollte ein Meeting leiten?

 

Nehmen wir an, ein Wettbewerber beginnt, einem Unternehmen langjährige und eng verbundene Kunden abzujagen. Wäre für dieses Problem nicht die Vertriebsleiterin zuständig? Sie würde die Meetings zur Problemlösung einberufen und steuern. Aufgrund ihres Know-hows wäre sie inhaltlich so stark beteiligt, dass sie sich nicht auf einen effizienten Ablauf des Meetings konzentrieren könnte.

Meetings, wie wir sie heute kennen, werden häufig von Personen geleitet, die tief in den Inhalten stecken. Dabei ist gerade die strikte Trennung von Inhalt und Prozess der Schlüssel zu mehr Effizienz und besseren Ergebnissen.

Eine Trennung von Inhalt und Prozess wird erreicht, wenn eine inhaltlich weniger beteiligte Person durch den Ablauf führt. Bestimmen Sie dafür einen Moderator, dessen Input für die Lösung des Meeting-Themas nicht so entscheidend ist, wie der unserer Vertriebsleiterin aus dem Beispiel.

 

Ran an die Basis

Wir können Probleme nicht lösen, wenn wir die Ursachen nicht kennen.

In Meetings werden die Ursachen für Probleme oft nicht geklärt, bevor Lösungen entwickelt werden. Die Krankheiten werden so nicht geheilt. Es werden nur die Symptome behandelt.

Die Analyse der Problem-Ursachen ist daher der erste Schritt einer nachhaltigen Problemlösung. Der Moderator stellt Fragen, die dem Problem auf dem Grund gehen. Warum besteht das Problem? Welche Ursachen für das Problem können wir finden? Was hat dazu geführt, dass es soweit kommen konnte?

Vermeiden Sie am Anfang eine Diskussion der Gründe für das Problem. Diese werden erst in einem vom Moderator gesteuerten Prozess neutral gesammelt. Danach steigen Sie in die Diskussion ein und sortieren die Ursachen nach Prioritäten.

 

Dem Problem auf den Leib rücken

Die Analyse steht? Das ist eine gute Basis. Jetzt können Sie sich um die zentralen Ansatzpunkte zur Lösung des Problems kümmern.

Auch hier wird am Anfang nicht diskutiert sondern die Antwort auf eine Frage gesucht. Zum Beispiel: Was sind die Top-Ansatzpunkte zur Lösung unseres Problems?

Die Meinungen der Meeting-Teilnehmer dazu werden zunächst neutral und umfassend gesammelt. Erst dann werden die Antworten sortiert, diskutiert und in Reihe gebracht.

 

Rethink and Reframe

Sie kennen die Ursachen für das Problem? Sie haben ein Bild, wo Sie die Lösungs-Hebel ansetzen können? Dann sollten Sie jetzt das Problem und die Top-Ansatzpunkte gründlich hinterfragen. Mit „Was wäre wenn“-Fragen dringen Sie zur Wurzel des Problems vor. Lassen Sie die Top-Ansatzpunkte von den Teilnehmern auf möglichst viele Schwachpunkte abklopfen.

„Was wäre wenn“-Fragen die für unser Beispiel passen könnten:

Was wäre, wenn wir unser Leistungsangebot nah am Kunden weiterentwickeln? Was wäre, wenn wir unsere Preise senken? Was wäre, wenn wir eine Marketing-Kampagne gezielt auf unseren Haupt-Wettbewerber ausrichten?

Durch das Reframing sichern Sie die Verbindung der Top-Lösungsansätze zu den Ursachen des Problems. Sie finden heraus, welche der Ansätze wirklich tragen.

 

Und jetzt die Lösung

Nun haben Sie das Rüstzeug für den letzten Schritt der Problemlösung.

 

Jeder Teilnehmer entwickelt drei Lösungsalternativen und stellt sie der Gruppe vor. „Skizzen“ auf einem Flip-Chart sind dafür vollkommen ausreichend. Die Gruppe diskutiert die Lösungsalternativen und einigt sich auf den Lösungsweg, der umgesetzt werden soll.

Es ist schön, wenn sich die Gruppe zum Lösungsweg einig ist. Wichtiger ist aber, dass die Entscheidung von der Person getragen wird, die inhaltlich am stärksten in das Thema involviert ist. In unserem Beispiel wäre das die Vertriebsleiterin. Der beschriebene Ablauf zur Problemlösung sorgt dafür, dass eine solide Basis für eine Entscheidung mit hoher Qualität vorliegt. Selbst wenn die Gruppe nicht komplett einer Meinung ist, wird die Entscheidung daher eine hohe Akzeptanz haben.

 

Was hilft bei der Arbeit mit dieser Methode?

In seinem Buch „No More Pointless Meetings“ stellt Martin Murphy den Ansatz der Problem-solving session ausführlich vor. Das Buch ist auch eine gute Inspirations-Quelle für den Umgang mit anderen Meeting-Aufgaben.

Mein E-Book „Wer fragt, löst! – Wie Sie Meetings mit Fragen produktiver machen“ beschreibt Methoden, die nicht nur Problemlösung in Meetings erleichtern. Der Fokus des E-Books liegt auf der Arbeit mit Fragen zu Lösung von Meeting-Aufgaben.

Mit unserem Softwaretool meebility können Sie Teile des Ablaufs unabhängig von Termin und Ort organisieren. Das Starten der Problemlösung ist so schon vor dem Meeting möglich. Das geht schneller und spart zusätzlich Meeting-Zeit.

 

Fazit

Es ist Zeit, wieder über Probleme zu sprechen.

 

Aussagen wie „Ich will keine Probleme, ich will Lösungen.“ kehren Probleme unter den Teppich. Sie verhindern Problemlösung.

Heute ist es wichtiger denn je, Probleme schnell zu lösen. Dazu brauchen wir Meetings. Ein Umdenken in der Organisation von Meetings ist nötig. Dann können wir die Problemlösung in Meetings beschleunigen. Die Methoden dafür sind machmal ungewohnt. Sie sind aber auch wirksam.

Sie wollen die Fähigkeit, Ihrer Organisation, Probleme zu lösen, stärken? Dann wagen Sie die Veränderung und gehen Sie neue und ungewohnte Wege. Der Erfolg wird sich schnell einstellen.

 

Matthias Schmitz, Gründer

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