Ich war den ganzen Tag in Meetings. Sonst bin ich zu nichts gekommen!

 

Kennen Sie das?

Meetings sind zwiespältig. Oft wird der Wunsch nach weniger Meetings laut. Aber wie? Geht es in Meetings doch um Zusammenarbeit. Und die ist wichtig. Wann immer ein Thema nicht von einer Person allein gelöst werden kann, ist Abstimmung nötig. Dafür ist ein Meeting oder eine persönliche Besprechung nun mal geeigneter als E-Mail-Kettenbriefe.

 

Was bleibt, wenn weniger Meetings nicht der Schlüssel sind?

Wenn wir die Meeting-Anzahl kaum verringern können, müssen wir uns wohl die Meeting-Dauer vornehmen. Wie schaffen wir es also, unsere Themen in weniger Zeit zu lösen? Oder anders: Wie werden Meetings produktiver?

Bevor wir über produktivere Meetings sprechen können, müssen wir die Probleme kennen. Dann wissen wir auch, wo Ansätze für mehr Produktivität in Meetings zu finden sind.

 

Wieso sind Meetings oft unproduktiv?

Darüber habe ich mit vielen Führungs- und Fachkräften gesprochen und eine Reihe von Experten konnte ich dazu befragen. Auch Fachartikel und –bücher haben geholfen, diese Frage zu durchdringen. Was ich herausgefunden habe? Lesen Sie selbst!

 

Die Teilnehmer – nicht optimal gewählt

Wer kann zum Meeting-Thema den besten Beitrag leisten? Natürlich fragen sich das die meisten Einladenden. Aber Hand aufs Herz: Wie oft wird diese Frage wirklich konsequent verfolgt? Werden nicht doch häufig (zum Beispiel aus politischen Gründen) Teilnehmer berücksichtigt, die kaum etwas beitragen? Wenn dadurch Kollegen, die echten Mehrwert liefern könnten, nicht zum Zuge kommen, ist das besonders schade. In der klar auf das Thema gerichteten Auswahl der Teilnehmer steckt viel Potenzial für produktivere Meetings. Dieses wird oft nicht voll genutzt.

 

Vorbereitung – findet nicht oder kaum statt

Die deutsche Fußballmannschaft trifft ohne Training und Analyse des Gegners auf Italien. Würde das in einem EM-Halbfinalspiel vorkommen? Fänden Sie das sinnvoll? Wohl kaum.

Im Meeting-Alltag kommt unzureichende Vorbereitung häufig vor – auch bei wichtigen Themen. Keine Frage: Natürlich gelangt man auch unvorbereitet zu Ergebnissen. Wer aber ernsthaft die Produktivität von Meetings steigern will, findet in der Vorbereitung die größten Potenziale. Meeting-Vorbereitung ist so zentral, dass ich ihr hier einen eigenen Artikel gewidmet habe.

 

Meeting-Thema – nicht sauber abgesteckt

Ziele. Hintergrund. Um welche Fragen geht es? Mehr ist nicht zu beachten, um den Rahmen eines Themas sauber abzustecken. Das ist Teil jeder guten Vorbereitung und genau in der Meeting-Vorbereitung steckt – siehe oben – viel Musik. Meistens wird mit der Einladung das Meeting-Thema kurz beschrieben. Meeting-Ziel und Agenda werden mitgeliefert. Falls vorhanden, können die Teilnehmer auf Hintergrund-Unterlagen zugreifen.

Die konkreten Fragen, die gemeinsam zu beantworten sind, werden aber selten im Vorfeld oder zu Beginn von Meetings gestellt. Um ein Meeting-Thema eindeutig abstecken zu können, sind gerade die zum Thema führenden Fragen extrem hilfreich. Fragen sind das Mittel der Wahl, um ein Thema greifbar zu machen. Zudem lösen sie einen psychologischen Sog aus. Auf die Meeting-Teilnehmer wirken Fragen wie unvollendete Aufgaben. Diese wollen, dank des Zeigarnik-Effektes, vollendet werden.

Wird das Meeting-Thema nicht eindeutig geklärt, ist ein Abdriften auf Nebenkriegs-Schauplätze vorprogrammiert. Missverständnisse entstehen. Die Zusammenarbeit kann sogar komplett in die falsche Richtung laufen. Für produktive Meetings ist das Gift.

 

Moderation – nicht konsequent genug

Können alle etwas beitragen, oder bestimmen nur einige Wortführer die Diskussion? Gerade in heterogenen Gruppen sind die Redeanteile oft ungerecht verteilt. Die Kreativität der Gruppe kann dann nicht voll genutzt werden.

Wird gemeinsam an Lösungen gearbeitet, oder findet nur ein Wettbewerb zwischen den Ideen einzelner statt? Rechthaberei kostet Zeit und verhindert ein breites Abklopfen möglichst vieler Lösungsansätze. Die Chance auf neue Impulse wird vertan. Die Zusammenarbeit gerät ins Stocken.

Meeting-Disziplin kommt in der Regel nicht von selbst. Sie muss gesteuert werden. Genau das fällt vielen Meeting-Organisatoren schwer. Ob falsch verstandene Höflichkeit oder fehlender Mut, auch hierarchisch höhergestellte Personen zu lenken – für inkonsequente Moderation gibt es eine Reihe von Gründen.

 

Konzentration auf das Wesentliche – immer wieder schwierig

Entwickeln wir noch Lösungsansätze, oder sprechen wir schon über die Umsetzung? Die Lenkung der Teilnehmer auf das, was gerade ansteht, ist eine knifflige Aufgabe. Selbst für erfahrene Moderatoren ist es nicht leicht, die Meeting-Gruppe im Fokus zu halten.

Das haben wir doch schon geklärt. – Es ist noch viel zu früh, schon darüber zu sprechen.

 

Kennen Sie diese beiden Zeitfresser? Die Meeting-Teilnehmer springen zu Punkten zurück, die schon geklärt sind oder stürzen sich auf Themen, die noch nicht sinnvoll besprochen werden können. Auch die Diskussion von Problemen, die unwahrscheinlich sind und gerade nicht gelöst werden müssen, geht zu Lasten der Meeting-Produktivität. Der Grundsatz „Let’s cross that bridge when we come to it.“ hilft, um Meetings deutlich zu beschleunigen.

 

Beziehungsebene und individuelle Ebene – oft unterschätzt

Das Bild eines Eisbergs beschreibt Sachebene und emotionale Ebenen in Meetings recht plastisch.

Die Sachebene können alle sehen und erkennen. Sie liegt über Wasser. Direkt unter der Oberfläche liegt die Beziehungsebene. Sie ist für die Teilnehmer wahrnehmbar, wird aber meist nicht offen besprochen. Noch tiefer im Verborgenen liegt die individuelle Ebene der Teilnehmer. Deren Bedürfnisse, Ängste und Motivations- oder auch Demotivations-Faktoren sind schwer zu erkennen.

In Meetings werden Beziehungsebene und individuelle Ebene häufig ausgeblendet. Durch den Fokus auf die Sachebene soll das Meeting-Thema ohne Tamtam schnell vorankommen. Wenn es aber unter der Oberfläche klemmt, kehrt sich der Wunsch nach Beschleunigung schnell ins Gegenteil.

 

Wirksame Meeting-Methoden – werden nicht genutzt

Es gibt Sie: Meeting-Methoden, die helfen. Sachliche und emotionale Schwierigkeiten lassen sich damit umschiffen. Veröffentlichungen zum Thema Meetings und Workshops sowie im Bereich Führung und Management allgemein liefern wirksame Rezepte. Viele Methoden sind gerade aus Workshops sogar schon bekannt. In „normalen“ Meetings werden sie aber kaum genutzt. Einfache strukturierte Meeting-Methoden haben ein hohes Potenzial für mehr Produktivität. Gemessen daran werden diese Methoden derzeit aber deutlich weniger beachtet, als es ihnen zusteht.

 

Um welche Methoden handelt es sich?

Das ist auch Thema dieses Blogs. Um ein erstes Gefühl zu vermitteln, möchte ich drei Quellen nennen:

Das Buch „No More Pointless Meetings“ beschreibt sehr zielgerichtete Wege mit denen sich diverse Arten von Meeting-Aufgaben auf den Punkt lösen lassen. Die Ansätze sind sicher radikal konsequent, aber so auch besonders wirksam.

Mein Artikel „Problemlösung in Meetings: Wie Sie den Knoten lockern können“ beschreibt einen Ansatz, mit dem Probleme in Meetings strukturiert und ergebnisorientiert angegangen werden können.

Viele nützliche Tipps und Hinweise zum Einsatz von Fragen in und um Meetings finden Sie in meinem E-Book „Wer fragt, löst! – Wie Sie Meetings mit Fragen produktiver machen“

 

Fazit

Produktive Meetings sind kein Hexenwerk.

 

Die Hürden für Produktivität sind überall ähnlich. Für Meeting-Erfahrene sind sie oft alte Bekannte. Umso erstaunlicher ist es, dass sich die Stolperfallen so hartnäckig halten.

Mit verblüffend einfachen Methoden für Vorbereitung und Meetings lassen sich viele der Produktivitäts-Probleme aushebeln. Dennoch wird auf strukturierte Abläufe zugunsten von „Freestyle-Meetings“ immer noch oft verzichtet.

Woran liegt das?

 

Wir haben Meetings so gelernt, wie sie sind. Dies zu verändern, löst Widerstand aus. Das ist menschlich.

Es lohnt sich, diese Veränderung anzugehen. Auch wenn es sich am Anfang ungewohnt anfühlt. Wieso sollten wir das tun? Um unsere Ziele schneller zu erreichen.

 

Matthias Schmitz, Gründer

Nützliche Tipps, die sich einfach umsetzen lassen – das liefert unser Blog über Produktivität in Meetings und Zusammenarbeit.

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