Kennen Sie den?

Ein Meeting ist das, wo viele rein gehen und nichts rauskommt.

 

Schon lange sind Meetings der Zeitfresser Nr.1. Eine Reihe von Studien zeigt ähnliche Ergebnisse: Im Schnitt wird in Unternehmen ein Arbeitstag pro Woche für Meetings aufgebracht. Das mittlere Management investiert zwischen 40% und 50% seiner Arbeitszeit in Besprechungen. Und im Top Management werden auch zwei Drittel oder mehr Arbeitszeit in Meetings eingebracht.

Das muss nicht schlimm sein, solange am Ende gute Ergebnisse stehen. Aber genau daran hapert es häufig. Viele Meetings sind kaum vorbereitet, halbherzig moderiert oder es werden zu viele Leute zusammengetrommelt. Oder Meetings werden einfach falsch genutzt. Versuchen Sie z.B. mal, gemeinsam mit acht anderen Personen unvorbereitet in einem Meeting eine Entscheidung zu treffen. Das kann leicht in einem Massaker enden.

 

Teilen Sie meine Erfahrung?

Als Führungskraft in Vertrieb und Marketing hatte ich an manchen Tagen eine Besprechung nach der anderen. Um den wachsenden Stapel auf meinem Schreibtisch konnte ich mich dann kaum kümmern.

Meetings sind zeitraubend und nerven oft, aber können wir darauf verzichten?

 

Wie wäre es denn ohne Meetings?

Nie wieder auf notorische Zu-Spät-Kommer warten. Nie wieder wegen schlechter Vorbereitung erst mal fünfundzwanzig Minuten brauchen, bis alle im Thema sind. Nie wieder am Thema vorbeireden. Nie wieder den selbstverliebten Beiträgen besonders cleverer Kollegen lauschen dürfen. Nie wieder in der geplanten Zeit nicht fertig werden und einen neuen Termin suchen müssen.

Klingt verlockend, oder?

 

Aber Zusammenarbeit muss ja irgendwie organisiert werden

Und dabei hilft uns die Digitalisierung: Für die Kommunikation im Team gibt es slack oder Yammer. Mit Trello, teamwork oder Zenkit lassen sich Projekte planen und Aufgaben organisieren. Um online gemeinsam Ideen zusammenzuführen, Fragen zu beantworten und Lösungen für komplexe Herausforderungen zu entwickeln, haben wir meebility entwickelt. 

Also ist doch alles da, was für eine produktive Zusammenarbeit nötig ist. Meetings müssten demnach entbehrlich sein. Durch Meeting-Verzicht und durch Collaboration-Tools lässt sich einiges an Zeit sparen!

Warum nur?

Und warum geht es dennoch nicht ohne Meetings?

Weil alleinige Online Kommunikation Missverständnisse entstehen lässt

Jeder kennt das von E-Mails: Es passiert schnell, dass zwei oder mehr Personen aneinander vorbeischreiben. Und am Ende entsteht ein “Kettenbrief”, in dem nichts mehr klar ist. Dieses Problem lösen auch Online-Tools für Team-Kommunikation nicht komplett. Natürlich bieten Sie Ihnen durch clevere Funktionen einen besseren Überblick und sparen Zeit. Das “Aneinander-Vorbeischreiben” lässt sich aber nicht vollständig abstellen. Um alle wieder auf einen Nenner zu bringen, werden gelegentliche persönliche Abstimmungen und Meetings immer noch benötigt.

Weil unmittelbare Interaktion schneller Ergebnisse liefert

Wieso entscheiden Sie sich, wenn Sie etwas klären wollen, häufig doch lieber zum Hörer zu greifen anstatt eine E-Mail zu schreiben? Weil Sie sich durch die unmittelbare Rückmeldung ein schnelleres Vorankommen erhoffen. Wenn viele kleinere “Informations-Einheiten” ausgetauscht werden müssen, kann eine asynchrone Kommunikation bremsen. Antworten auf kleinste Fragen kommen nur verzögert zurück. Eigentlich kompakte Themen strecken sich so viel zu lang.

Ein Beispiel: Wenn Sie mit Ihrem Projektteam die Aufgabenverteilung klären und den Zeitplan abstimmen wollen, machen Sie dafür ein Meeting (Alternativ: Tele-, Video oder Webkonferenz).

Weil die Signale zwischen den Zeilen gegenseitiges Verständnis aufbauen

Welche Sprache lässt sich nur im persönlichen Austausch sprechen? Die Körpersprache! Mimik, Gestik, Tonlage – im Meeting erkennen Sie, wenn Gesprächspartner Ihren Argumenten zum Beispiel skeptisch gegenüberstehen. Darauf können Sie eingehen, Fragen stellen und so am Ende Ihr Thema nachhaltiger klären. Auch durch Ihre Körpersprache wird anderen Meeting-Teilnehmern nachdrücklich klar, was Ihnen besonders wichtig ist. Sie hilft Ihnen, Ihre Schwerpunkte zu unterstreichen.

Übrigens: Auch in virtuellen Meetings können Sie mit Körpersprache arbeiten, wenn Sie die Webcam richtig einsetzen.

Weil, wenn es kritisch wird, persönliche Besprechungen besser funktionieren

Auch das kennen Sie bestimmt: Eine schriftliche Nachricht zu einem kritischen Thema kann völlig falsch verstanden werden. Das Thema eskaliert. Die Wellen schlagen höher als es nötig wäre.

Schriftlich (E-Mail oder Online Chat) ist das Risiko einer negativen und subjektiven Wahrnehmung beim Gegenüber besonders hoch. Eben auch, weil die Zwischentöne fehlen. Zudem fällt es oft leichter, eine scharfe Bemerkung schriftlich zu versenden. Es kann ja niemand sofort “zurückschlagen”. Im persönlichen Gespräch und in Meetings fällt der Ton naturgemäß meist sanfter aus. Und es ist einfacher, kritische Situationen zum Beispiel durch humorvolle Bemerkungen zu entschärfen.

Weil persönlicher Austausch Spaß macht und bessere Verbindungen schafft

Noch eine Tasse Tee oder Kaffee holen, im Meetingraum die Kollegen treffen, nach kurzem Smalltalk ins Thema einsteigen und dabei schnell vorankommen. Wenn ein Meeting gut vorbereitet und organisiert ist, lassen sich nicht nur gute Ergebnisse erzielen. Es kann auch richtig Spaß machen.

Das Wir-Erlebnis und der Spaß in persönlichen Treffen sind wichtig, um in Teams Gruppendynamik entstehen zu lassen. Die Klärung der Rollen fällt leichter, wenn man sich dabei in die Augen schauen kann. Vereinbarungen und Absprachen erhalten mehr Verbindlichkeit. Die Team-Mitglieder fühlen sich einem Thema auch emotional näher, wenn es mit einer gemeinsamen Erfahrung mit anderen Personen verbunden ist.

 

Fazit

Was lässt sich aber gegen das Meeting Dilemma unternehmen?

Darum geht es in unserem Blog:

Nützliche Tipps zu Meetings und Zusammenarbeit, die sich einfach umsetzen lassen.

Sie profitieren so von sofort anwendbarem Wissen zu ganz konkreten Meeting-Themen wie pragmatischen StrategiemeetingsTeammeetings mit Mehrwert, Fragen zur Entscheidungsvorbereitung oder den richtigen Umgang mit Brainstormings.

Für Sie arbeiten wir unermüdlich an neuen Impulsen, die wir auch zukünftig gerne mit Ihnen teilen. Melden Sie sich zu unserem Newsletter an und bleiben Sie am Ball! Denn es bleibt spannend und informativ.

Herzliche Grüße,

Matthias Schmitz

 

 

Nützliche Tipps, die sich einfach umsetzen lassen – das liefert unser Blog über Produktivität in Meetings und Zusammenarbeit.

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