Auf meinem Schreibtisch liegt Wichtigeres. – Keine Zeit. – Geht auch noch spontan.

 

Das klingt plausibel, macht aber wenig Sinn. Wie kommt es, dass fehlende Meeting-Vorbereitung so verbreitet ist? Rational betrachtet kostet dies unnötig Zeit und verhindert gute Ergebnisse. Aber Menschen sind nicht immer rational. Das ist auch gut so. Wir müssen damit nur umgehen können.

Als Verantwortlicher für ein Meeting-Thema können Sie produktive Meeting-Vorbereitung aktiv fördern. Entwickeln Sie aber zunächst ein Gefühl für die Gründe schlechter Vorbereitung.

 

Wie kommt es, das mangelnde Meeting- Vorbereitung so verbreitet ist?

Vor dem Meeting ist nach dem Meeting – Wer nur von Meeting zu Meeting hetzt, möchte sich nicht auch noch mit Vorbereitung beschäftigen.

Konkurrenz zwischen Aufgaben – Sie benötigen Kollegen, um ein Thema zu lösen. Die Kollegen haben aber ihre eigene volle Agenda.

Vorbereitung geht doch auch noch im Meeting – Zu viele Meetings? Schreibtisch voll? Zum Glück gibt es noch eine Option. Oft wird die versäumte Vorbereitung im Meeting nachgeholt.

Meeting-Moderator bereitet selbst lieblos vor – Die Basics sitzen: Ziele, Hintergrund des Themas, begleitende Unterlagen und sinnvolle Agenda – das wird im Vorfeld des Meetings bereitgestellt. Aber reicht das, um eine gute Meeting-Vorbereitung der Teilnehmer zu fördern?

 

Wie lässt sich mit diesen Problemen umgehen?

Klar. Das Problem der hohen Meeting-und Arbeitsbelastung kann ein Moderator nicht lösen. Er kann aber damit umgehen. Lesen Sie, wie Sie eine solide Basis für gut vorbereitete und produktive Meetings schaffen.

 

1. Sinn und Zweck des Meetings absichern

Da sind die Teilnehmer sensibel. Wer es sich als Einladender zu einfach macht und den Sinn und Zweck des Meetings nicht hinterfragt, bekommt Gegenwind. Ist wirklich ein Meeting nötig? Wurde das Thema sauber durchdacht? Gibt es schon erste Ansätze? Stellen Sie sicher und machen Sie klar, dass ein Meeting die einzige Option ist, das Thema zu lösen. Informieren Sie in der Einladung zu Vorüberlegungen und zu Ihren bisherigen Schritten. Wenn Sie das Meeting gründlich hinterfragt haben und durch Ihre Vorbereitung einen zügigen Ablauf garantieren können, werden die Teilnehmer das Meeting-Thema unterstützen.

 

2. What’s in for us?

Ihr Meeting macht Betroffene zu Beteiligten. Das muss auch bei den Teilnehmern ankommen. Schließlich sollen sie sich für das Meeting-Thema engagieren. Machen Sie den Teilnehmern deutlich, wieso speziell sie eingeladen wurden. Was bewirken die Eingeladenen, wenn sie Energie investieren? Es fördert den Antrieb der Teilnehmer, den Nutzen ihres Beitrags schon im Vorfeld zu kennen. Was kann besser werden? Welches Problem wird beseitigt? Welche Chancen können ergriffen werden?

Je besser das Zielfoto zu den Vorstellungen der Teilnehmer passt, desto größer ist deren Wunsch, zu helfen. Legen Sie sich die Latte ruhig hoch: Versuchen Sie die Einladung so zu gestalten, dass sich die Teilnehmer auf das Meeting freuen.

 

3. Die richtigen Leute am richtigen Platz

Wer Betroffene zu Beteiligten machen möchte, sollte auch Betroffene beteiligen. Betroffen ist im Prinzip jeder, der einen Beitrag zum Meeting-Thema leisten kann. Denken Sie bei der Auswahl der Teilnehmer auch mal um die Ecke. Suchen Sie nach nur mäßig Meeting-geplagten Kollegen, die wertvollen Input liefern können. Wenn Sie so die Heavy-Meeter auch mal unbehelligt lassen, verteilen Sie die Meeting-Last im Unternehmen fairer. Die Kollegen werden es honorieren – mit guter Meeting-Vorbereitung und überzeugenden Ergebnissen im Meeting.

 

4. Meeting Vorbereitung konkret machen

Was genau erwarten Sie von den Teilnehmern? Ist es wichtig, dass sich die Kollegen im Vorfeld des Meetings konkrete Gedanken machen oder sogar schon Input liefern? Dann sollte die Einladung das deutlich machen. Verbinden Sie die Vorbereitung mit der Agenda.

Zum Beispiel: Agendapunkt 1 – Diskussion Ihrer Ansatzpunkte zur Frage XY.

 

So wird jedem deutlich, dass konkreter Input gefragt ist. Niemand begibt sich gerne mit leeren Händen in ein solches Meeting.

Stellen Sie Fragen, um Meeting- oder Vorbereitungs-Aufgaben greifbar zu machen. Fragen schaffen Klarheit und stimmen die Teilnehmer auf das Thema ein. Sie lösen einen Sog aus und ziehen ins Thema. Das ist wissenschaftlich bewiesen. Wer gefragt wird, möchte die Frage auch beantworten.

Sie möchten mehr zur Arbeit mit Fragen in und um Meetings erfahren? In meinem E-Book „Wer fragt, löst! – Wie Sie Meetings mit Fragen produktiver machen“ finden Sie dazu nützliche Tipps und Hinweise.

 

5. Zeigen Sie Respekt

Sie erwarten von den Teilnehmern eine gute Meeting-Vorbereitung. Daher sind auch die Anforderungen an die Meeting-Einladung hoch. Quälen Sie die Teilnehmer nicht mit zu viel Text. Es lohnt sich, Meeting-Einladungen knackig zu gestalten. Nutzen Sie einfache Formulierungen, Hervorhebungen, Zwischenüberschriften und Bullet-Points. Optimieren Sie die Lesbarkeit Ihrer Texte. Die Teilnehmer fühlen sich respektiert, wenn Sie es ihnen leicht machen. Sie bringen Ihrem Meeting-Thema dann auch den nötigen Respekt entgegen.

 

6. Schreiben Sie eine Einladung und keine Vorladung

Sie wollen, dass sich alle auf das Meeting freuen? Das klappt nur, wenn der Beitrag der Teilnehmer freiwillig ist. Sie demotivieren, wenn Sie die Zustimmung zu Teilnahme und Vorbereitung einfach voraussetzen. Bitten Sie die Teilnehmer um eine Rückmeldung, wenn sie die Erwartungen nicht erfüllen können. Formulieren Sie die Aufforderung zur Rückmeldung so entspannt wie möglich. Wer keine Zeit für die Vorbereitung oder das Meeting hat oder meint, keinen Beitrag leisten zu können, darf sich nicht unter Druck gesetzt fühlen. Die Personen, die so dabei sind, kommen gerne. Und Sie haben im Vorfeld die Chance, auf Rückmeldungen zu reagieren.

 

7. Qualität benötigt Zeit

Mit welchem Vorlauf sollten die Teilnehmer eingeladen werden? Es kommt darauf an. Einladungen, die weniger als zwei Arbeitstage Zeit bis zum Meeting lassen, sollten die Ausnahme sein. Je nach Anforderung an die Meeting-Vorbereitung, kann aber auch mehr Zeit nötig sein. Wichtig ist, dass Sie den Aufwand realistisch einschätzen. Schauen Sie auch auf die Belastung der Eingeladenen. Zu ambitionierte Zeit-Vorgaben führen schlicht zu einer inneren Ablehnung der Teilnehmer. Selbst wenn sie zum Meeting erscheinen, werden sie nicht gut vorbereitet sein.

 

8. meebility nutzen

In einem Artikel über Meeting-Vorbereitung darf ich Ihnen meebility nicht vorenthalten. Wir haben meebility entwickelt, um Meeting-Aufgaben unabhängig von Termin und Ort schon vor Meetings erledigen zu können. Damit erreichen Sie bessere Ergebnisse. Und das in der Hälfte der Zeit. Die Methoden, über die ich in diesem Blog schreibe, funktionieren auch ohne meebility. Bei vielen Meeting-Aufgaben ist das Tool aber nützlich und hilfreich. Werfen Sie am besten einen Blick auf die meebility-Landingpage, schauen Sie sich das Video an und entscheiden Sie selbst.

 

Fazit:

Meeting-Vorbereitung ist extrem wichtig.

 

Obwohl das fast jedem klar ist, wird Vorbereitung stiefmütterlich behandelt. Die meisten Meeting-Einladungen setzen die Energie der Teilnehmer für Vorbereitung und Meetings nicht frei. Mit Blick auf formale und funktionale Anforderungen sind die Einladungen meist noch in Ordnung. Die Belastung der Eingeladenen und deren emotionale Befindlichkeiten werden aber oft ausgeblendet.

Das Ergebnis: unzureichend vorbereitete und unproduktive Meetings

 

Als Meeting-Moderator setzen Sie den Maßstab. Sie müssen nicht viel ändern, um das Engagement der Teilnehmer freizusetzen. Bedienen sie die feinen Stellschrauben richtig. Fördern Sie gut vorbereitete und produktive Meetings.

 

Matthias Schmitz, Entrepreneur

Nützliche Tipps, die sich einfach umsetzen lassen – das liefert unser Blog über Produktivität in Meetings und Zusammenarbeit.

Melden Sie sich jetzt an.
Verpassen Sie keinen Beitrag mehr.
Sichern Sie sich das kurze und bündige
Produktiv-E-Booklet gratis:

Jetzt anmelden und Meetings produktiver machen!


Zum meebility-Newsletter anmelden*. So verpassen Sie keinen unserer Blogbeiträge mehr. Und als Bonus erhalten Sie unser Produktiv-E-Booklet gratis. Wir respektieren Ihre Privatsphäre. Ihre Daten werden nicht weitergegeben. Sie können die Informationen jederzeit abbestellen.