Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung in Ihrem Arbeitsumfeld?

 

Darauf gibt es mehr als nur eine Antwort. Und für alle, die sich mit Digitalisierung befassen, ist ein Einblick in Antworten auf diese Frage sicher nützlich und spannend. Deswegen haben wir uns mit dem Lean-Roundtable Hamburg im Oktober mit dieser und zwei weiteren Fragen zum Thema “Digitalisierung in der Wissensarbeit” intensiv beschäftigt.

Der Lean-Roundtable Hamburg ist eine der regionalen Gruppen des Netzwerkes “Lean for Professionals”. In regelmäßigen Treffen befassen sich die Gruppen mit Wissens- und Erfahrungsaustausch zum Thema Lean in Unternehmen. Mitglieder des Lean-Roundtable sind interne wie externe Berater, Führungskräfte und Fachexperten.

 

Was hat Digitalisierung in der Wissensarbeit mit Lean zu tun?

Leane Ansätze befassen sich mit Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Abläufe in Unternehmen durch die gezielte Nutzung des Wissens der Mitarbeiter (also den Experten für ihre eigenen Prozesse). Leanes Denken und Handeln soll eine möglichst schnelle und zielgerichtete Reaktion auf Kundenwünsche erreichen und Freiraum für Weiterentwicklung und Innovation schaffen. Digitalisierung ist dazu ein wichtiger Schlüssel der für Lean Interessierte eine zentrale Rolle spielt.

 

Das Ziel: Was haben wir uns vorgenommen?

Gemeinsam mit der Gruppe sollten zentrale Insights zum Thema Digitalisierung in der Wissensarbeit herausgearbeitet und Schwerpunkte identifiziert werden. Nicht nur mit Blick auf die begrenzte Zeit, die für ein Lean Roundtable-Treffen zur Verfügung steht, ist das eine große Aufgabe. Um deren Lösung schon vor dem Treffen näher zu kommen, haben wir den Workshop im Oktober mit meebility (unserer Web-App für Brainstorming und Lösungsfindung) vorbereitet. So hatten alle die Gelegenheit, nicht nur über Digitalisierung zu sprechen, sondern auch gleich mit einem Tool zu arbeiten, mit dem sich Ideen, Meinungen und Anforderungen online und digital zusammenzuführen lassen.

 

Der Ablauf: Wie sind wir vorgegangen?

Schritt 1 – Vorbereitung:

Das Vorbereitungsteam Andrea Kaden (Zeitgewinn Hamburg), Brigitte Bässler (Effizienzkultur) und ich hat im ersten Schritt drei Fragen formuliert, zu denen vor dem Lean Roundtable die Antworten der Teilnehmern gesammelt werden sollten:

  • Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung in Ihrem Arbeitsumfeld?
  • In welchen Bereichen Ihrer täglichen Arbeit wünschen Sie sich Vereinfachungen durch digitale Werkzeuge?
  • Wie können Sie Digitalisierung vorleben und Ihre (internen und externen) Kunden mit auf die Reise nehmen?

Schritt 2 – Das Online-Brainstorming

Die 17 Teilnehmer des Lean-Roundtables wurde 3 Wochen vor dem eigentlichen Workshoptermin dazu eingeladen, die vorab formulierten Fragen unabhängig voneinander zu beantworten. 17 der 15 Lean-Interessierten haben am Brainstorming teilgenommen. In Summe sind dabei 124 Antworten auf alle drei Fragen gegeben worden.

Nach dem Zusammenführen von Mehrfachnennungen blieben davon insgesamt 78 Antworten übrig. Trotz der Größe der Gruppe und der Vielzahl der Antworten waren die Überschneidungen vergleichsweise gering. So führte die Heterogenität der Gruppe zu einer hohen Bandbreite an Antworten.

Vielfältige Antworten auf spannende Fragen sind wünschenswert und definitiv hilfreich. Noch größer wird der Nutzen der Antworten, wenn sie in eine schlüssige Reihenfolge gebracht werden. Dem üblichen Ablauf eines meebility-Brainstormings folgend wurden die Antworten nach dem Clustern mit Prioritäten versehen. Dazu wurden die Teilnehmer gebeten, alle Antworten zu sichten und sie je nach dem Grad ihrer Zustimmung zu bewerten (mit 0 bis 3 Punkten).

Das Ergebnis des Online-Brainstormings:

Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die drei Fragen jeweils sortiert nach der Summe der Bewertungspunkte aller Teilnehmer je Antwort:


Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung in Ihrem Arbeitsumfeld?


Die Digitalisierung fordert eine neue Arbeitsweise und stellt neue Anforderungen (Agilität, Kreativität, veränderte Führung...) 
17
Daten- und Informationssicherheit für das Unternehmen (Sorge vor Cyberbetrug, Datendiebstahl, Manipulation) 
13
Unsicherheit im Umgang mit neuen Technologien auch in der Führung 
12
Mangelnde Normung, Kompatibilität und Vernetzung zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen - Datenaustausch zwischen Systemen meist nur über Excel, Handarbeit, pdf etc. und unter Inkaufnahme von Informationsverlust. 
11
Change Management - Widerstand gegen Veränderung - behutsame Einbindung und Motivation der Mitarbeiter 
9
Selektive Digitalisierung. Nur die Daten erheben, welche wertschöpfend genutzt werden können. 
8
Arbeitsgeschwindigkeit: Stark erhöhte Prozessgeschwidigkeiten erhöhen den Druck auf den Menschen schnell handeln zu müssen. 
8
Prozessdigitalisierung: Digitalisierung nicht schlanker oder unreifer Prozessen ist schwierig und kritisch. Wie bauen wir intelligente erreichbare Zwischensteps ein? 
8
Neue sinnvolle Tool erlernen, sinnvoll nutzen und routiniert im Umgang damit werden 
7
Requirements sind nicht vernünftig zu erheben - wasserfall funktioniert nicht - agile kann keiner 
7
die noch papierlastig arbeitenden Kunden machen es schwerer, wirklich gemeinsam an Inhalten auch in meiner Abwesenheit zu arbeiten 
6
Zwei Geschwindigkeiten: Enterprise IT vs App in der Cloud 
6
Fähigkeiten der Mitarbeiter - unterschiedliche Vorkenntnisse - Digital Natives vs. Mitarbeiter mit weniger technischem Know-how 
5
Unterscheiden können, was wirklich Mehrwert bringt und was nicht - Auswahl der richtigen Tools/Software 
5
Perspektive: interne und externe (=Richtung Kunde) Digitalisierung müssen sich die Waage halten. 
4
Infrastruktur: Unternehmen werden in IT-Infrastruktur investieren müssen - vorhandene Infrastruktur kann Hürde darstellen 
4
Viel neue, unbekannte Technik - Fast unmöglich, "auf Stand" zu bleiben und eine guten Überblick über die verfügbaren Möglichkeiten zu erhalten 
4
Eigenen Widerstand vor Veränderung von gesunder Skepsis unterscheiden können 
3
der Mensch hört auf zu denken 
2
Datenschutz und Ethik (aus Sicht der Mitarbeiter) 
2
Immer noch manchmal die instabile Technik (Internet, WLAN) 
1
Die großen Player bieten nicht immer die besten Lösungen, aber kleinere Anbieter mit besseren Ansätzen sind schwer aufzufinden 
1
garbage in garbage out 
0
Teuer, träge 
0
 

In welche Bereichen Ihrer täglichen Arbeit wünschen Sie sich Vereinfachungen durch digitale Werkzeuge?


Koordination und Organisation von Aufgaben (z.B. Kanban) - Überblick schaffen (Projekte, Aufgaben, Termine) 
15
wenig digitalisierte Bereiche anbinden und so eine einheitliche Digitalisierung innerhalb des Unternehmens erreichen 
11
Workflows bei Office-/Adminprozesssen (Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, BANF-Freigaben, Entscheidungsumlaufverfahren) 
10
KPIs & Dashboard 
10
Informations-, Ideen- und Wissensaustausch (gemeinsames Wissensmanagement) 
9
Virtuelle Zusammenarbeit mit den Prozessbeteiligten. Die Medien müssen geschützt, sowie transparent sicher und einfach = akzeptiert sein. 
9
Zeichnungen und schnelle Skizzen zwischendurch - Kurze Notizen am Arbeitsplatz (z.B. Telefonnotizen) 
8
Ideensammlung und -auswahl 
8
Wiedervorlagesystematik 
5
Ordnung halten - z.B. Mailorga oder Dateiablage 
5
Meetings zwischen verschiedenen Firmen vereinfachen - räumliche Distanzen leichter überwinden 
5
Dokumentation von Workshopergebnissen 
5
Durchgehendes einfaches CRM 
4
KPI-Dashboards für operative Steuerung von Operations und Sales 
3
Buchhaltung, Rechnungsorga, automatisierte Rechnungen 
2
Einfachere Einbindung von Robotern oder Cobots oder digitalen Medien (künstliche Intelligenz) 
2
Sales Forecasting: Aggregation der Daten und kürzere Updateintervalle 
2
Datentransparenz, Echtzeit Informationen, 
2
Planung von stark schwankenden und spontan veränderten Prozessen 
2
Dokumentenfluss und -managment 
2
Was hat "digital" mit "Vereinfachung" zu tun? Ich wünsche mir, dass meine Tools, ob analog oder digital, mich möglichst unbemerkt unterstützen. Wo "Bedienung" nötig ist, soll sie sich an etablierte Standards halten. 
2
Verknüpfung mit Lieferanten und Kunden 
1
Terminplanung 
1
Anbindung von Maschinen (Internet of Things) um schneller Maschinendaten zu erhalten 
0
Arbeitsvorbereitung (Aufträge, Bauunterlagen, Work Flows) und Produktion 
0
Abstimmungen mit mehreren Personen mit gefühlt mehr Nähe als bei einer Telko 
0
Konstruktion 
0