Nach wie vor ein brandheißes Thema: Agiles Arbeiten

 

Aber was bedeutet das eigentlich im Kern?

Wer sich schnell und flexibel auf veränderte Bedingungen oder neue Erkenntnisse einstellen will, sollte agil arbeiten. Ansätze, wie SCRUM, Lean Startup oder Design Thinking bauen auf dem ursprünglich auf Software-Entwicklung ausgerichteten Agilen Manifest auf. Prozesse und Tools sollen demnach die Flexibilität des Einzelnen nicht eingrenzen. Funktionsfähige Prototypen sind besser als theoretische Konzepte. Der Kunde steht im Fokus. Es ist wichtiger, flexibel auf Änderungen einzugehen, als einen starren Plan zu verfolgen.

In der agilen Praxis wird ein möglichst scharfes gemeinsames “Zielfoto” inklusive Ziel-Annahmen erarbeitet. Die Schritte zum Ziel werden in handhabbare Arbeitsaufträge unterteilt. Diese werden schnell, diszipliniert und mit möglichst wenig Aufwand erledigt. Die Ergebnisse werden so früh es geht gemeinsam mit dem Kunden getestet. So wird schnell klar, wie das weitere Vorgehen mit Blick auf den Kunden angepasst werden kann.

 

Und was ist daran neu?

Die Frage, wie Zusammenarbeit produktiv gestaltet werden kann, ist so alt wie die Menschheit. Ein gemeinsames Ziel und das Prinzip des Herunterbrechens einer großen Herausforderung in viele kleine handhabbare Aufgaben haben sich schon lange bewährt. Auch aus Erfahrungen zu lernen und sich durch Trial and Error zu besseren Ergebnissen vorzuarbeiten ist schon immer die Grundvoraussetzung für jede Innovation.

 

Fail fast, learn fast

Neu sind die heutigen Möglichkeiten. Software-Entwicklung ist das Paradebeispiel. Code ist nicht in Stein gemeißelt. Der Aufwand, etwas zu ändern, ist relativ gering. Die letzte Entwicklung kann beim  Kunden nicht punkten? Ok: Was lernen wir daraus? Wie können wir es weiterentwickeln? Aber auch in fertigenden Branchen, wie beispielsweise dem Maschinenbau, ist es heute durch Computer-Simulationen und 3D-Druck leichter, Prototypen ins Leben zu rufen. Annahmen können schnell überprüft, verworfen und weiterentwickelt werden. Es muss weniger investiert werden. So fällt es leichter, einen Fehlversuch als notwendigen Schritt zur Lösung zu verstehen.

 

Denn: Kein Ergebnis ist auch ein Ergebnis

Es gibt jede Menge bekannte Redewendungen, die zeigen, dass agiles Denken nicht neu ist. Es wird heute nur systematischer verstanden. Seit Jahrhunderten (wenn nicht sogar Jahrtausenden) bewährte “Weisheiten” bilden eine solide Basis. SCRUM & Co sind Methoden-Systeme, die darauf aufbauen und uns helfen, die komplexen Herausforderungen der heutigen Zeit in den Griff zu bekommen.

 

Wie lässt sich agiles Denken in Meetings fördern?

Auch für Meetings gibt es bewährte Rezepte, die auf agilem Denken aufbauen. Das Schöne daran: Vieles davon ist bekannt und logisch. Wenn die Impulse richtig platziert werden, fällt es nicht schwer, ein Meeting auf Spur zu bringen oder zu halten. Bekannte Redewendungen können dabei helfen. Sie machen plakativ deutlich, was gerade gefordert ist. Für Sie haben wir hier vier Redewendungen zusammengestellt, mit denen Sie in Meetings elegant den Schubs in die agile Richtung unterstützen können.

 

Wir müssen aufpassen, dass wir vor lauter Bäumen den Wald nicht aus dem Blick verlieren.

Grundsätzlich immer ein guter Rat: Wenn Sie in eine ungewohnte Situation geraten, hilft es, diese nüchtern zu bewerten und die Optionen im Blick zu haben. In Meetings kann es leicht passieren, vom hundertsten in tausendste zu geraten und unsystematisch zwischen Handlungsmöglichkeiten hin und her zu springen. Agile Ansätze beginnen immer mit einem systematischen Überblick über Ziele, Optionen und Hypothesen. Auch in Meetings macht es Sinn, erst auf den Wald zu schauen und dann gezielt auf die Wege, die hindurchführen. Nutzen Sie diese bekannte Metapher, um im Meeting die Sammlung und Bewertung von Ideen und Ansätzen in die Wege zu leiten. Schließlich benötigen Sie einen Überblick über alle Möglichkeiten, wenn Sie die beste Lösung finden wollen.

 

Das ist doch: Wasch mich, aber mach mich nicht nass.

So viele Möglichkeiten – dann machen wir doch gleich alles! Gerade in Meetings fällt es schwer, aus der Vielfalt der Optionen die am besten geeigneten auszuwählen. Schließlich will man ja keine der guten Ideen herabwürdigen. Diese Haltung ist verbreitet aber nicht agil. Agiles Denken hält immer auch die Kehrseite im Blick: Jede Option kostet Zeit. Und die ist nicht unbegrenzt. Deswegen darf nicht einfach alles durchgewunken oder durchgeplant werden. Fordern Sie konsequente Entscheidungen ein. Wer alles gleichzeitig umsetzen möchte, weil er echte Entscheidungen scheut, wird nicht nur nass werden. Er wird wahrscheinlich sogar ertrinken und auf jeden Fall nicht allzu schnell mit neuen Entwicklungen an den Markt kommen.

 

Let’s cross the bridge, when we come to it.

Wenn in Meetings zu viel über Eventualitäten gesprochen wird liegen Sie mit diesem Statement goldrichtig. Sie wirken damit darauf ein, sich wieder dem Kern des Themas zu widmen und vermeiden ein Abdriften in eine ungewisse Zukunft. In einem SCRUM Sprint-Planungs-Meeting sollten Sie sich darauf konzentrieren, nur die tatsächlich anstehenden Aufgaben zu besprechen. Machen Sie diese Maxime auch für Ihre normalen Meetings zum Standard und konzentrieren Sie sich immer auf die aktuell zu überwindenden Hindernisse.

 

Sich regen, bringt Segen.

Eins ist sicher: Wenn nach dem Meeting nichts passiert, dann war das Meeting überflüssig. Wenn die Optionen ausgelotet und ausgewählt wurden, sollte geklärt werden, wer sich bis wann worum kümmert. Stimmen Sie die Aufgabenblöcke ab, die bis zu einem definierten Termin erledigt werden sollen. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten und definieren Sie einen Termin für das nächste Meeting. Holen Sie sich das Commitment der Verantwortlichen rein, die Aufgaben in der vereinbarten Zeit auch bewältigt zu bekommen – das ist ein wichtiges Grundprinzip agiler Ansätze. Und dann gibt es nicht mehr viel zu reden: Los geht’s!

 

Fazit

Sie können die Redewendungen wortwörtlich nehmen, oder einfach die Idee dahinter nutzen, um in Ihren Meetings gezielte Impulse zu setzen. Sicher ist, dass Sie damit auf bewährte Ansätze zurückgreifen, die jeder sofort versteht. So stehen die Chancen besonders gut, dass Ihre Meeting Mitstreiter den Impulsen folgen und Ihre Meetings agiler werden.

Und was ist die methodische Quintessenz hinter diesem Artikel?

Wenn Sie vor einer komplexen Herausforderung stehen, sollten Sie sich dazu möglichst umfassenden Input verschaffen, um einen guten Überblick zu erlangen. Am besten ist es, wenn dabei möglichst viele verschiedene Sichtweisen zu einem stimmigen Bild kondensiert werden. Zum Beispiel in einem Brainstorming mit den richtigen Leuten.

Und dann heißt es: Prioritäten setzen – Aktionen in die Wege leiten – Machen!

Nützliche Tipps, die sich einfach umsetzen lassen – das liefert unser Blog über Produktivität in Meetings und Zusammenarbeit.

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