Was kann Team-Meetings schwierig machen?

 

Die meisten Team-Meetings finden regelmäßig statt. Und gerade regelmäßige Termine können leicht zur ungeliebten Pflicht werden.

Das fest geplante Zeitfenster wird dann mit einer Standard-Agenda gefüllt. Die Kommunikation läuft zwar in beide Richtungen, irgendwie aber doch aneinander vorbei: Team-Leiter informiert – Team berichtet. Es findet keine echter Austausch mehr statt. Es bilden sich Lager. Das Aktivitäten-Reporting der Team-Mitglieder wird schnell zum Schaulaufen. Mitarbeiter machen im Team-Meeting ihrem Unmut Luft, wenn nicht alles rund läuft. Ergebnisse werden kaum noch erreicht.

Zusätzlich gibt es generell eine Reihe von Gründen für unproduktive Meetings (mehr dazu hier). Davon sind auch Team-Meetings betroffen.

 

Was hilft grundsätzlich dabei, Meetings produktiver zu gestalten?

Mit dieser Frage beschäftigen sich viele Artikel und Bücher. Bei der Recherche für diesen Blog habe ich dazu unzählige spannenden Veröffentlichungen gefunden. Ich möchte hier zu zwei Artikeln verlinken, die stellvertretend für eine Reihe guter Beiträge stehen: Dieser Artikel ist umfassend und beleuchtet Meetings von vielen Seiten. Dieser Artikel (speziell zu Team-Meetings) ist knapp gefasst und auf die wichtigsten Kernpunkte konzentriert.

 

Wie können Sie in Team-Meetings mehr Wert schaffen?

1. Dem Informationsfluss mehrere Richtungen geben

Infos von „oben“ nach „unten“ sind Standard fast jeder Team-Meeting-Agenda. Fordern Sie als Team-Leiter Rückmeldungen zu diesen Infos ein. Sie erhalten dadurch selber wertvolle Anhaltspunkte. Darauf können (und sollten) Sie reagieren. Für die Teilnehmer wird der Agenda-Punkt „Allgemeine Infos“ interessanter, wenn auch ihr Input zu den Themen gefragt ist.

Fragen Sie im Team-Meeting konstruktive Ideen ab. Schaffen Sie dabei einen Link zu Ihren Infos. Welche Punkte fallen Ihnen konkret zu den aktuellen Infos ein? Welche Ideen, mit denen wir unsere Organisation noch besser machen können, darf ich mitnehmen? Welche Risiken, sollten wir berücksichtigen?

Sie verbinden so Ideen der Team-Mitglieder mit Aktivitäten, die im Unternehmen ohnehin gerade wichtig sind. Das macht es realistischer, den Input der Kollegen auch nutzen zu können.

 

2. Den Meckerkasten vor die Tür verlegen

Das muss alles viel besser werden!

 

Gerne wird auf das geschaut, was nicht funktioniert. In Team-Meetings wird oft zu viel Energie auf Kritik und Beschwerden verwendet. Als Team-Leiter benötigen Sie diese Rückmeldungen aber. Wenn Sie den Agenda-Punkt „Kritik“ abschalten, wird das die Team-Kollegen demotivieren. Und Sie werden nicht mehr erfahren, wo Sie aktiv eingreifen können.

Wenn Sie den Meckerkasten in den Griff bekommen wollen, lassen Sie Fragen zu Kritikpunkten am besten schon vor dem Meeting beantworten. Was stört mich bei der Arbeit? An welchen Stellen sollte die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen besser werden? Was läuft gerade in die falsche Richtung? Wenn Sie die Antworten dazu vor dem Meeting sammeln, können Sie sich vorbereiten. Sie können gemeinsam mit den Kollegen Prioritäten setzen, und den Agenda-Punkt stark straffen. Im Meeting konzentrieren Sie sich dann auf die Umsetzung von Optimierungen.

 

3. Vom Reporting zum „Coporting“

Das läuft bei mir besonders gut! Dort hatte ich großartige Erfolge! Da hab ich mal wieder einen exzellenten Job gemacht!

 

Toll! Und was ist daran für die Team-Kollegen interessant? Der Agenda-Punkt „Reporting“ artet gerne zur Nabelschau aus. Das ist langweilig für alle Zuhörer. Gerade für diejenigen, die sich eher durch gute Leistungen als durch eine Ego-Show auszeichnen, ist das besonders nervig.

Kein Frage: Erfolge feiern ist wichtig! Mindestens genauso wichtig ist es, dort, wo es nicht läuft, für Vorankommen zu sorgen.

Wo könnte ich Hilfe gebrauchen? Wo könnten mich Ideen aus dem Team voranbringen? Was könnte ich hier tun, um weiterzukommen?

 

Sie möchten, dass Ihr Team auch wirklich ein Team ist? Dann sorgen Sie für einen ehrlichen Umgang aller mit Problemen. Schaffen Sie im Team-Meeting Raum für die Suche nach gegenseitiger Unterstützung.

 

4. Learned Last Week

Lassen Sie die Team-Mitglieder ihre Aha-Effekte teilen. Das können Fehler sein. Das können aber auch Punkte sein, die besonders gut gelaufen sind.

Was habe ich in der vergangenen Woche gelernt?

 

Auch diese Frage sollte schon vor dem Team-Meeting beantwortet werden. Im Team-Meeting können Sie dann gemeinsam mit dem Team besprechen, welche Erfahrungen für alle besonders relevant sind. Wenn Sie dann aus den Einzel-Erfahrungen Optimierungen für das gesamte Team ableiten können, wird es besonders rund.

 

Wie können Sie diese 4 Tricks in die Tat umsetzten?

Etablieren Sie eine Fragen-Routine! Ob Informationsfluss nach „oben“, konstruktiver Meckerkasten oder Learned Last Week – stellen Sie die Fragen dazu regelmäßig. Dann werden die Team-Mitglieder immer besser damit umgehen können.

Priorisieren Sie die Antworten! Sie können die wesentlichen Punkte in einer offenen Diskussion mit den Team-Mitgliedern herausarbeiten. Effektiver ist es allerdings ein Punktesystem zu nutzen, das die Prioritäten der Gruppe schnell transparent macht.

Leiten Sie konkrete Maßnahmen ab! Wenn Sie die Prioritäten gesetzt haben, wird Ihnen das nicht mehr allzu schwer fallen. Das gesamte Team profitiert davon, wenn das Team Meeting zu einer Quelle erfolgreich umgesetzter Aktivitäten wird.

Lesen Sie mein E-Book „Wer fragt, löst! Wie Sie Meetings mit Fragen produktiver machen.“! Dort erfahren Sie mehr zum Umgang mit Fragen und Antworten in und um Meetings.

Nutzen Sie meebility! Mit meebility bilden Sie Abläufe von Meetings online ab und sorgen für eine produktivere Zusammenarbeit. Sie können mit dem Tool unabhängig von Termin und Ort Fragen stellen, und beantworten. Mit meebility finden Sie in einen schlanken Ablauf schnell klare Prioritäten.

 

Fazit

Team Meetings können einen großen Nutzen haben, wenn sie richtig genutzt werden.

 

Die gelernte Agenda-Punkte von Team-Meetings  haben einen Sinn: Sie sollen Teams auf Kurs halten. Das tun sie auch, wenn damit dosiert umgegangen wird.

Wenn ein Team-Meeting mehr erreichen soll als Information und Kommunikation zum Nötigsten, muss es bewusst auf Austausch getrimmt werden.

Welche Ideen der Team-Kollegen können mir helfen?
Welche meiner Erfahrungen können uns alle voranbringen?
Was können wir konkret tun, um noch besser zu werden?

Je mehr solcher Fragen in Ihren Team-Meetings im Fokus stehen, desto mehr Wert werden Sie schaffen.

 

Matthias Schmitz, Gründer

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